Wir bauen uns eine Vertragsverwaltung (Teil 1)

Mit WP-Wartung24 betreuen wir mittlerweile rund 200 Websites regelmäßig auf Basis unserer Wartungsverträge. Alle diese Verträge beziehen sich auf verschiedene Websites, mit verschiedenen Kunden, mit verschiedenen Tarifen, mit verschiedenen Laufzeiten, teilweise zu speziellen Konditionen (für Web-Agenturen als White-Label gibt es Sonderkonditionen) und ebenso – historisch bedingt – teilweise zu verschiedenen Preisen trotz des gleichen Tarifs. Die Verträge sind online abschließbar aber viele Kunden bevorzugen die Zusendung eines Vertrags per PDF und senden dann eine unterschriebene Version zurück. Für die Agenturen gibt es dann auch noch spezielle Rahmenverträge, so dass nicht für jede neue zu betreuende Website ein eigener Vertrag geschlossen werden muss.

Insgesamt also eine große Anzahl verschiedener Informationen, die man zu jeder Wartungs-Website verwalten muss, die Verwaltung der Kundendaten selbst noch nicht mitgerechnet.

Bei der immer größer werdenden Anzahl von Verträgen stellt sich irgendwann die Frage, ob statt der bisherigen manuellen Verwaltung (Excel-Liste etc.) ein Tool hilfreich ist, um einen besseren Überblick über die Verträge zu gewinnen. Neben sehr großen Lösungen auf dem Markt der professionellen Software kommt einem als WordPress-Dienstleister natürlich recht schnell die Idee, etwas Derartiges in einer eigenen WP-Installation (nur intern) umzusetzen.

Mit diesem und in unregelmäßigen Abständen weiteren Blogbeiträgen möchte ich den Weg vorstellen, den wir gehen sowie alle Überlegungen transparent darstellen. Zugleich erhoffe ich mir hilfreiches Feedback, um alle möglichen Sackgassen frühzeitig zu meiden.

Ein erster Gedanke

Zu Beginn der Überlegungen stand der Wunsch, die Wartungsverträge nicht mehr manuell in Word erzeugen zu müssen, sondern die Erzeugung zu formalisieren. Der Weg über Word führte dazu, dass zwar die Standard-Texte weitestgehend einheitlich waren, jedoch Sondervereinbarungen fast immer wieder neu formuliert wurden.

Ziel soll es sein, dass nach Auswahl des gewünschten Tarifs und der Kundendaten ein Standard-Vertrag automatisch als PDF generiert wird. Zudem soll es möglich sein, an diversen Stellen den Vertrag um (standardisierte) Zusatzvereinbarungen zu ergänzen sowie ergänzende Individualvereinbarung ebenso möglich zu machen.

Die Idee war, dies über ein Formularplugin (z.B. Gravity Forms) mit „Conditional Logic“ und diversen Abfragen sowie einem Addon für die Erzeugung von PDFs zu realisieren. Dies würde schon eine große Erleichterung darstellen in der täglichen Arbeit.

Reicht man den kleinen Finger, nimmt er die ganze Hand…

Allerdings kamen in den vergangenen Tagen schnell weitere Ideen dazu:

Wenn man den Vertrag schon erzeugt, könnte man die Vertrags-Metadaten (Kunde, Vertragsbeginn, Laufzeit, Preise, …) doch direkt auch im System speichern (in einem oder mehreren Custom Post Types). Dann könnte man einen solchen Vertrag dort auch weiter verwalten:

  • Vertrags-PDF als auch unterzeichneten Vertrag digital ablegen
  • Status des Vertrages verwalten: aktiv, gekündigt, beendet
  • Zuordnung aller darin enthaltenen Websites
  • Diverse Übersichten schaffen: Alle Verträge, bald endende Verträge, Verträge mit alten Preisen
  • Kundenlogin mit Vertragsübersicht für den Kunden selbst („Meine aktuellen Verträge“ mit allen Meta-Daten)
  • Der Kunde könnte den unterschriebenen Vertrag selbst im Kundenbereich hochladen
  • automatische Erstellung und Abruf von Verträgen zur Auftragsverarbeitung
  • usw.

Natürlich fällt einem dann schnell ein, dass die Kundendaten ja auch verwaltet werden müssen und dass man dafür eigentlich bereits ein anderes System nutzt (in unserem Fall die Buchhaltungssoftware, die alle Kundendaten enthält). Wie sollen die Daten zwischen beiden Systemen ausgetauscht werden? Gibt es eine Schnittstelle in der Buchhaltungssoftware? (ja, gibt es) Welches System soll das Master-System sein? Soll der Kunde über seinen Login auch direkt seine Kundendaten ändern können? Soll der Kunde über seinen Login nicht auch gleich Zugang zu seinen Rechnungen haben und diese bequem einsehen und herunterladen können? Vielleicht auch direkt online bezahlen?

Und schwupps, ist aus der Idee, ein kleines internes WP-Formular zu bauen, um die Arbeit zur Erstellung von Wartungsverträge zu vereinfachen, ein riesiges Ding geworden, welches man nicht mal eben so kurz einrichten (in diesem Fall sogar entwickeln) kann.

Und da waren sie wieder, meine drei Probleme…

Offensichtlich sind die oben beschriebenen Ideen für ein vollumfängliches System nicht „mal eben so“ umgesetzt. Klar ist auch, dass manche dieser Ideen auch noch einen (oder zwei) Schritte zu weit gehen. Aber wäre es nicht sinnvoll, bereits jetzt den Grundstein zu legen, um dieses System nach und nach wachsen zu lassen? Man möchte sich ja nicht am Anfang schon den Weg verbauen und nicht andauernd alles neu machen. Trotzdem ist Zeit auch Geld und die Entwicklung eines solchen Systems sehr aufwendig.

Fragen:

  • Gibt es fertige Systeme (CRM o.ä.), die oben genannte Anforderungen erfüllen können? Dann müsste ja ggf. gar nichts entwickelt werden… Anforderung: web-basiert, DSGVO-kompatibel, weitreichend konfigurier- und anpassbar, bezahlbar für kleine Unternehmen
  • Wie weit soll man gehen bei einer Eigenentwicklung?
  • Gibt es schon Erfahrung mit Datenstrukturen, System-Aufbau, Funktionen, ggf. hilfreichen Plugins, die (Teil-)Aufgaben erledigen?

Ich bin gespannt auf das Feedback zu meinem Vorhaben und werde natürlich alle Leser teilhaben lassen am Fortschritt der Entwicklung. Im ersten Schritt wird auf jeden Fall ein internes System zur Erzeugung von Vertrags-PDFs erstellt. Dazu gibt es dann sicherlich auch einen Beitrag. Aber vielleicht geht es ja auch noch weiter…

 


Über Marc Nilius

Diplom-Informatiker, 20 Jahre IT- und Web-Erfahrung, 5 Jahre intensive WordPress-Erfahrung, Mit-Organisator WordPress Meetup Köln und WordCamp Köln 2016, Wapuu-Fan

5 Kommentare:

  1. Eine Idee, die ich zugegeben noch nicht vollständig umsetze, ist, mit Markdown-Dateien zu arbeiten und automatisiert via bspw. Pandoc in PDF/docx zu konvertieren.
    Pandoc kann auch bestehende Dokumente als Grundlage nehmen, sodass Schriftarten und Corporate Design eingehalten werden.

    Vorteil mit Markdown ist, dass man es sowohl live als auch prerendered auch als HTML nutzen kann, einen Blanko-Vertrag generieren kann, … . Von einer Versionsverwaltung will ich gar nicht anfangen zu schwärmen 😉
    So kann man auf jeden Fall recht live Verträge generieren, indem man einzelne Bausteine zusammenklickt.

    Das hilft noch nicht bei der fertigen Verwaltung der Menge an Verträgen, wohl aber beim Generieren bzw. Standardisieren über alle Mediengrenzen hinweg.

  2. Hi Marc,
    Ich sehe mich als Agentur, die Webseiten erstellt, Webseiten hostet und wartet. Ich kenne deine Probleme komplett. Wo fängt man an? Und welches Setup passt und ist kosten-effizient. Wir sind zu 6 und finden keine richtig passende Lösung. Im Moment kann ich abrechnen, halbautomatisch, aber Kundennah ist da nichts. Dazu bekommt mein Rechnungsprogramm ein fürchterliches UI Update, welches mich zum Wechsel zwingt. Im Moment schaue ich mir Teamleader an, wobei wir auf jeden Fall auf deren Schnittstelle müssen. Bin gespannt wie es bei dir weitergeht. Schaue auch immer wie ich das bei mir optimieren kann. Grüße aus Mannheim

  3. Ich hab das im kleinen schon für mich umgesetzt: WooCommerce als Basis, Kunden im WordPress-Backend, WooCommerce Produkte mit den Produkten, die in der Bestellung aber auch abgewandelt werden können. Automatisierte Rechnungen mit WooCommerce Subscriptions mit kundenspezifischer Laufzeit und Abrechnungszeit. PDF Rechnungen mit Germanized Pro, mit dem ich auch PDFs mit Vertragsbestandteilen anhängen kann. Das ganze läuft bei mir wie gesagt im kleinen Rahmen für knapp 20 Kunden reibungslos. Das Schöne: Kunden sehen in ihrem WooCommerce-Konto das Produkt/Abonnement und können es theoretisch verändern (Produkte hinzu- oder abbuchen) sofern ich das möchte. Spezielle Vertragsbestandteile lege ich in den Produkten oder im Abonnement fest, was Kunde auch in den PDF-Rechnungen wiederfindet.

    1. Danke für deine Erläuterung, Adrian. WooCommerce zu nutzen ist natürlich auch eine schöne Idee. Für meine Rechnungen habe ich schon ein anderes System (Buchhaltungssoftware Billomat). Attraktiv ist aber natürlich auch, dass die Kunden einen Login haben und ihre Informationen einsehen können.
      Ich nehme das mal in meine Liste mit auf und schaue mal, wo wir in den nächsten Monaten hinlaufen.
      Danke für den Input!

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